Com a alta competitividade presente no mercado e a importância do planejamento estratégico para posicionar o negócio, é fundamental implementar um software, como o Matrix BI, para controlar todos os processos diários que ocorrem no laboratório.
Esse tipo de sistema permite o acesso preciso a diversas informações que são cruciais na correção e aperfeiçoamento dos serviços que são prestados aos pacientes. Consequentemente, pode-se alavancar o negócio no mercado por meio da devida gestão laboratorial e da qualidade de atendimento.
Por meio dos dados fornecidos pelo BI é possível saber, por exemplo, a quantidade de recoleta por acondicionamento incorreto da amostra ou coleta inadequada, possibilitando as devidas correções. Uma outra possibilidade interessante é saber quantos e quais exames foram entregues fora do prazo de prometimento, ou seja, entregues com atraso.
Para saber mais, continue a leitura que daremos diversos exemplos interessantes sobre como usar o Matrix BI para aprimorar o seu laboratório!
Quais os maiores desafios na gestão laboratorial?
Durante a rotina de um laboratório, conseguir indicadores gerenciais do negócio pode ser uma tarefa desafiadora, uma vez que é preciso ter acesso a informações precisas e atualizadas. Além disso, o gestor ainda pode vir a ter dúvidas se a decisão a se tomar é a mais segura.
Uma maneira de solucionar esse problema é por meio do Matrix BI, que é uma ferramenta que agrupa informações e permite um acesso fácil às mesmas. Ou seja, é uma ferramenta de inteligência criada para a área laboratorial.
O Matrix BI
O Matrix BI ajuda no momento de tomar decisões que são baseadas em dados monitorados do desempenho dos processos implantados no laboratório. O princípio de extração de dados de qualquer software de BI não é ter dados em tempo real, para que o gestor tenha uma visão geral do negócio. Para informações em tempo real, a Matrix possui outras ferramentas, como painéis que mostram métricas e indicadores.
O Matrix BI traz sempre os dados atualizados até o dia anterior, fazendo a exportação dos dados durante a madrugada, para que tudo esteja pronto no dia seguinte. Com isso, evita-se a sobrecarga da infraestrutura.
Como a tecnologia pode ajudar a gestão de laboratório?
O acesso ao BI é muito rápido e ele ajudará na tomada de decisões do seu negócio. Por exemplo, imagine que você abrirá uma nova unidade laboratorial em um determinado bairro. Para isso, é preciso realizar um estudo dos pacientes que são cadastrados em seu sistema a fim de saber quantos moram nas imediações. Com acesso facilitado do CEP, é possível descobrir em qual bairro há mais pacientes cadastrados. Consequentemente, toma-se uma decisão mais consciente quanto ao melhor local para inaugurar a nova unidade laboratorial, para que o paciente não precise se deslocar tanto para fazer um exame.
Outro exemplo, é relacionado às epidemias ou ações de marketing. O laboratório, nesse caso, pode fazer um trabalho preventivo, enviando uma mala direta pelos correios, e-mail ou SMS, oferecendo seus serviços, já que através do Matrix BI pode-se selecionar o perfil de seus clientes. Dessa maneira, o laboratório consegue estabelecer um vinculo com seus clientes, auxiliar na prevenção e ainda oferecer condições especiais para realização de exames que não possuem cobertura contratual do convênio.
Um outro exemplo bastante utilizado é a facilidade de análise das reclamações feitas no SAC — através de um levantamento por faixa etária, por sexo, por tipo de reclamação, entre outros. Com isso, pode-se mapear as opiniões de cada grupo de pacientes para, assim, aperfeiçoar a qualidade do atendimento da unidade de laboratório.
Ao implementar um BI no laboratório, torna-se viável analisar esses e outros diversos fatores, como os pacientes do dia e os gargalos de atendimento.
Quais são as vantagens do Matrix BI e como ele pode melhorar os resultados?
O BI traz vantagem competitiva e projeta o laboratório um passo à frente dos concorrentes. As tomadas de decisões são baseadas em dados, tornando mais simples impulsionar o crescimento do seu negócio. Além disso, esse sistema possibilita:
- análise do perfil do seu cliente;
- respostas rápidas no dia a dia;
- praticidade ao tomar decisões empíricas para ser eficiente;
- indicadores de desempenho permanente;
- descobrir onde a demanda é maior e em quais horários, para melhor aproveitamento dos colaboradores, sem a necessidade de contratação;
- mapeamento do negócio — em que ponto eu estou e onde quero chegar;
- facilidade para planejar os indicadores;
- auditar os indicadores — procurar evidências, fazer cruzamentos de indicadores;
- e avaliação de desempenho dos colaboradores, entre outros.
Como é feito o monitoramento por meio do Matrix BI?
O Matrix BI é um software intuitivo e gráfico, sendo muito simples trabalhar com ele e interpretá-lo. O intuito do BI é proporcionar soluções, e não dificuldades. Para isso, é preciso saber o que se busca em seu sistema para utilizá-lo da forma mais eficiente possível.
Por exemplo, no caso de haver reclamação do tempo de espera para atendimento, cuja queixa impacta diretamente na satisfação ou reprovação do laboratório, já que o cliente pode ser um formador de opinião negativa na indicação do laboratório para amigos ou parentes, pode-se usar o sistema para analisar o TAT (Turn Around Time) do cliente em específico ou a visão geral do processo.
Outro ponto importante é que o indicador do BI tem que ser auditado. Ou seja, é preciso aplicá-lo a um contexto de acordo com o dado que se busca analisar.
Se houver um pico de movimento das 10h às 11h, deve-se verificar o que está acontecendo pessoalmente no local, uma vez que, os dados que o sistema está passando podem mostrar um usuário que não está trabalhando da forma correta ou que não insere os dados apropriadamente.
O BI está diretamente ligado aos dados obtidos pelo sistema de gestão. Assim, se você utilizar um bom sistema, com bons operadores, os dados estarão íntegros. Porém, caso o laboratório não calcule o tempo desde que o paciente tirou a senha até o instante em que foi atendido, não é possível saber se o prazo estabelecido pelo laboratório foi cumprido.
Ao não medir o tempo que o profissional demorou para colher o sangue do paciente, não se consegue responder uma reclamação no SAC sobre a demora do serviço de coleta.
Com o tempo, o BI torna-se uma ferramenta crucial para toda tomada de decisão, já que elas serão baseadas em indicadores, dados e relatórios precisos. Quando um gestor toma uma decisão sem olhar para um BI, ele está agindo empiricamente. Logo, é muito mais complicado conseguir bons resultados. Investir em uma solução, como o Matrix BI, para sanar problemas que o laboratório possa estar enfrentando diariamente, pode trazer resultados financeiros a curto prazo.
Se você gostou de saber mais sobre o Matrix BI, mas ficou com alguma dúvida, entre em contato com a Matrix!
Matéria baseada na entrevista com Daniel Alves, Gerente de Contas Públicas da Matrix.
