O funcionamento de um laboratório exige planejamento e gestão assertiva para que os processos sejam realizados de forma tranquila e segura.
O fato é que todos nós sabemos que diversos problemas podem ocorrer nesse caminho e que eles tendem a influenciar o resultado final dos serviços. Por isso, é fundamental investir em estratégias para evitá-los.
Nesse contexto, a tecnologia surge como uma grande aliada dos laboratórios e pode ajudar não só na automatização de processos, como no direcionamento de recursos para demandas mais complexas.
Mas, quais são os problemas mais comuns nos laboratórios e como enfrentá-los? Para refletirmos sobre o tema, realizamos uma entrevista com a Karina Gargano Cruz, Executiva de Relacionamento e Soluções da Matrix. Continue a leitura!
Quais são os principais problemas enfrentados em um laboratório?
Com uma infinidade de processos, pacientes, dados, ferramentas e colaboradores envolvidos, é normal o surgimento de uma situação imprevista pelos gestores.
Sempre devemos lembrar que a rotina de um laboratório é de uma enorme responsabilidade e requer muita atenção aos detalhes, ao volume de informações e à rapidez em que as interações acontecem.
Dentre os problemas mais comuns enfrentados pelos laboratórios, podemos citar:
- controle e gerenciamento de processos inadequados;
- erros de automação no processo laboratorial;
- falta ou inexistência de rastreabilidade e de visibilidade;
- infraestrutura inadequada;
- falta de suporte e de assessoria (consultoria) sistêmica.
Quais são os riscos que esses problemas trazem para o laboratório?
O principal risco é aquele que pode impactar na segurança e na experiência do cliente. É importante ter em mente que se o laboratório não tem controle e gerenciamento de seus processos, será difícil seguir o planejado e, consequentemente, realizar uma entrega satisfatória e de qualidade.
Se o seu laboratório não tem rastreabilidade, se o paciente reclama do tempo de atendimento, se a taxa de recoleta é alta, há constantes atrasos na entrega de resultados, você deve imediatamente rever, definir, medir e controlar seus processos. Muitos desses problemas podem ser mitigados se houver um bom sistema de gestão laboratorial.
Além disso, existem os riscos de perda de informações, vazamentos de dados, prejuízos financeiros, troca de resultados, evasão de clientes etc.
De que modo os problemas no laboratório podem ser resolvidos?
Para a resolução dos problemas é fundamental identificar e detalhar os processos, entendendo os pontos fracos e fortes da empresa, sempre através de uma abordagem efetiva e transparente. Muitas vezes, o indicado é buscar ajuda especializada para realizar essa análise de maneira certeira e eficaz.
Trace planos de melhorias que abranjam todas as camadas do laboratório, ou seja, que passem pelo atendimento, pela infraestrutura indo até o faturamento e entrega dos laudos.
Quando o mapeamento estiver completo, o recomendado é que seja feita a contratação de uma ferramenta compatível com os objetivos estipulados, que auxilie todo o plano de ação e dê todo o suporte necessário.
Como os problemas no laboratório podem ser evitados?
Já ouvimos muitas vezes a frase de que a prevenção é o melhor remédio e isso vale aqui também. As ações preventivas nos dão o benefício do tempo, a oportunidade de poder analisar e tomar decisões mais assertivas e mais econômicas.
Com a prevenção podemos impedir que o problema de fato ocorra gerando risco para o negócio e insatisfação do cliente.
Uma das formas de prevenção é você conhecer bem o seu negócio, contar com uma boa gestão e uma ferramenta eficiente para extrair e monitorar seus indicadores, que darão visibilidade e mostrarão como anda seu laboratório.
Por que um sistema integrado e específico para laboratórios, como o da Matrix, pode ser um caminho para a solução dos problemas?
A Matrix conta com soluções que contemplam módulos para todos os setores de um laboratório clínico e que podem se integrar a outros sistemas e/ou empresas, como laboratórios de apoio, sistemas hospitalares, sistemas de prontuário eletrônico, dentre outros.
Os sistemas da Matrix tiveram início há quatro décadas atrás, e as soluções atuais são frutos de toda experiência e vivência no setor de Medicina Diagnóstica. Outro diferencial é a equipe composta de profissionais da área da saúde e da área da informática, com isso, há todo o entendimento sobre as dificuldades e as fragilidades dos processos que os laboratórios lidam constantemente.
Você pode especificar como a Matrix ajuda os laboratórios?
A Matrix oferece softwares laboratoriais que são seguros e robustos. Com eles, é possível acelerar os processos operacionais automatizando-os e impulsionar a produtividade dos serviços. Dentre algumas soluções, podemos citar:
Matrix Diagnosis
O Diagnosis é o LIS (Laboratory Information System) da Matrix, é o sistema que gerencia o laboratório como um todo, desde o agendamento de exames até a liberação dos laudos. Ele oferece gestão proativa, gerenciamento de pendências e ganhos de visibilidade dos processos, além de total rastreabilidade.
Matrix Connect
O Connect é o módulo de interfaceamento e gestão da produção. Ele possibilita agilidade no processamento dos exames e a rastreabilidade na automação da área técnica. É o módulo mais conhecido por todos no mercado laboratorial.
Matrix BI
O BI é a solução de Business Intelligence da Matrix, integrada ao Diagnosis que proporciona controle e gerenciamento dos processos. Com ele é possível, por exemplo, conferir dados cruciais a respeito do atendimento, do faturamento e de outros resultados do laboratório. É o módulo essencial para os gestores visualizarem em um só local, todo andamento do negócio.
Suporte Matrix
Ao se contratar um fornecedor de software, é muito importante avaliar como é o serviço de suporte oferecido. O suporte da Matrix é completo e extremamente especializado, com atendimento rápido, para que os clientes nunca fiquem parados por falta de sistema.
Como os problemas de integrações entre o LIS e os sistemas externos são tratados na Matrix?
Para evitar problemas com integrações ineficientes entre o LIS e os sistemas externos, a Matrix tem uma equipe dedicada para esta finalidade, que está presente em todas as fases do processo, ou seja, desde o levantamento de requisitos até a entrada em produção, com foco na documentação e na orientação do usuário final. Para apoiar as integrações, os analistas da Matrix contam com diversas ferramentas que possibilitam o monitoramento das transações, para ações mais rápidas e assertivas.
Gostou do conteúdo? Conseguiu entender quais são os principais problemas dos laboratórios e como solucioná-los? Esperamos que sim. Para continuar acompanhando nosso conteúdos, siga-nos no LinkedIn!
