Sabemos que existem diversos processos no laboratório e que cada um deles têm sua importância. Recepção, Coleta, Triagem, Processamento Técnico de Exames, Controle de Qualidade, Liberação Clínica e Faturamento…
Com tantas etapas, é essencial que exista a otimização de processos para que os erros sejam minimizados e a confiabilidade seja aumentada.
Mas quais são as estratégias mais indicadas neste caso?
Para aprofundamento do assunto, realizamos uma entrevista com Olsen Rodrigo Mott Silva, Gerente de Projetos da Matrix! A seguir, vamos mostrar quando é necessário rever esses processos e o que fazer para melhorá-los. Continue a leitura!
Como melhorar os processos do laboratório?
Aposte na padronização de processos do laboratório
Para que os processos sejam eficientes, é preciso que cada ação — que envolve desde o atendimento ao cliente até a liberação de exames, por exemplo — seja padronizada e acompanhada.
Depois de cada etapa definida, é importante ressaltar que não deve ocorrer nenhuma interferência ao longo do processo para que o resultado não seja contaminado por possíveis alterações.
Tenha um plano
Antes de definir qualquer processo, é necessário avaliar a finalidade e necessidades de cada área do laboratório para que haja um planejamento de ações eficiente.
Um exemplo bem simples é a organização dos equipamentos e materiais usados no dia a dia. Com um plano, a equipe consegue ter fácil acesso ao que necessita para realizar seu trabalho, economizando tempo e, por consequência, aumentando a agilidade.
Treine e capacite a equipe
É fundamental contar com uma equipe especializada, que garanta um bom atendimento, além de ter conhecimento profundo sobre as funções de cada colaborador. Para isso, é importante ter uma boa gestão em recursos humanos, que envolve comunicação e qualidade no ambiente de trabalho para manter os profissionais motivados.
Ademais, é fundamental que todos sejam frequentemente atualizados e capacitados para manterem a produtividade e a motivação, obterem novos conhecimentos, resultando assim em mais qualidade nas entregas.
Faça controle de qualidade
É muito comum que laboratórios revisem seus processos apenas na pré-auditoria, ou pior, somente após serem notificados por irregularidades em uma auditoria.
Nesse sentido, é imprescindível que a revisão de processos seja realizada de forma periódica e constante. O ideal é ter uma equipe ou colaborador encarregado de fazer a revisão e controle de qualidade. Lembre-se que um trabalho preventivo, e não reativo, é a melhor forma de otimizar e melhorar os processos, com certeza.
Mensure os resultados
A mensuração de resultados permite que sejam avaliadas quais as ações e processos estão no caminho certo e devem ser mantidos, e também aqueles que necessitam de ajustes para que se obtenha a otimização e qualidade desejada.
No entanto, para medir o desempenho é preciso consolidar uma análise interna e externa. A primeira, serve para medir o tempo, a eficiência e a não conformidade. Já a segunda, coleta o feedback dos clientes em pesquisas de satisfação para se fazer um benchmark e comparar a performance do laboratório em relação ao mercado.
Dessa forma, é possível atuar especificamente em cada ponto falho e mensurar os resultados periodicamente para estimar a assertividade.
Conte com a tecnologia
A transformação digital contribuiu muito para melhorar os processos do laboratório, envolvendo todas as suas áreas: desde a parte operacional até a administrativa.
Com um software de gestão laboratorial, algumas tarefas podem ser realizadas por sistemas, de forma mais confiável e precisa, além de propiciar um atendimento mais ágil — já que com a automatização, os prazos tendem a ser encurtados.
É relevante considerar também, que a tecnologia libera os profissionais da sua empresa para desempenhar outras funções valiosas para melhorar ainda mais os serviços e funcionamento do negócio.
Como um sistema integrado pode ajudar?
A tecnologia pode ajudar a melhorar todos os processos do laboratório, como na definição de um fluxo de trabalho (workflow), de modo que todas as etapas sejam realizadas com padronização, automação e rastreabilidade. Assim, o uso do sistema minimiza erros humanos e agrega o registro de informações necessárias para rastreio e melhoria contínua.
Além disso, sabemos que a melhor forma de tomar ações corretivas é se basear em informações. Nesse sentido, a ferramenta permite a centralização de dados, rastreabilidade de processos e aderência/flexibilidade para os processos do laboratório.
Porém, é necessário ressaltar que para ter todas essas funcionalidades e vantagens disponíveis deve-se contar com um sistema robusto, com alta disponibilidade e um suporte compatível.
O que são os sistemas Matrix e quais são seus benefícios?
Por serem especialistas para laboratórios, os sistemas Matrix, por exemplo, possuem os recursos necessários para a gestão e automação dos processos.
De acordo com Olsen, que liderou mais de 40 projetos, todos os sistemas da empresa permitem melhorias em toda a cadeia de processos, levando a otimização de tempo e aumento da produtividade. “Em alguns projetos que atuei, tamanha foi a agilidade nos processos técnicos, que os laboratórios encerravam as atividades horas antes do padrão com o sistema anterior, reduzindo os custos com horas extras”, afirma.
Outro grande diferencial da Matrix é a implantação dos sistemas aliada a uma consultoria de processos que visa não apenas sua otimização, mas também o aumento da aderência dos sistemas. Com isso, todo o ciclo é analisado com uma ótica externa de um consultor que tem a vivência de mercado e experiência em diversos projetos, aliado às necessidades apontadas pela gestão do laboratório.
Desse modo, os processos são otimizados, não só de acordo com as necessidades, mas também com a realidade e condições do laboratório para implementar as melhorias. “O processo implementado não necessariamente será o melhor, mas o melhor possível dentro da realidade do laboratório, e potenciais melhorias são mapeadas para implementação futura, assim que viável”, explica Silva.
Como você pode ver, para melhorar os processos do laboratório é preciso dispor de ações que envolvem desde a equipe até uma ferramenta eficiente e parametrizável, como os softwares para laboratórios, que tornam as demandas mais ágeis e confiáveis, contribuindo com a competitividade laboratorial.
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