Sistema para laboratórios de análises clínicas: saiba como eles evitam erros em processos manuais

Contar com um bom sistema para laboratórios de análises clínicas é essencial para a produtividade e eficiência do negócio. Isso porque as atividades englobam diversos processos, como agendamento de exames, coleta e análise dos exames, emissão dos resultados, pagamento de contas, entre outros, e processos podem ser automatizados.

Além da automatização e simplificação das tarefas do dia a dia, realizadas manualmente, por meio de um sistema é possível integrar vários processos em único local, evitando erros que podem prejudicar o pleno funcionamento do laboratório.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para explicar como um sistema para laboratório de análises clínicas funciona, suas vantagens e demais questões importantes sobre o assunto. Veja!

Como funciona um sistema para laboratórios de análises clínicas?

O LIS (Laboratory Information System) é o coração do laboratório, todos os processos relacionados à atividade passam por ele, desde o agendamento dos exames até a entrega dos laudos.

Por intermédio da informatização e da padronização dos procedimentos realizados, o laboratório ganha em eficiência, além de gerar facilidade de acesso ao histórico dos pacientes, agilidade no atendimento e emissão de laudos, que se realizadso de forma manual, aumentam as possibilidades de erros.

Como um bom sistema colabora para a redução de erros?

Um bom sistema para laboratórios de análises clínicas é desenvolvido com diversas funcionalidades que contribuirão diretamente para a redução de erros nos processos. Veja, a seguir, as principais!

Automatização

Se o seu laboratório atende conveniados, por exemplo, o software sabe exatamente quais exames são cobertos por cada convênio e plano, faz autorização automática para os exames que requerem autorização, e pede o preenchimento de todos os campos solicitados de acordo com cada convênio para que não haja glosas.

Caso o seu laboratório é público, o sistema se integra a sistemas como o SIGA, AGHU etc., trazendo automaticamente os pedidos de exames e devolve os laudos para o sistema de origem.

Automatizar processos é a forma mais eficiente de ganhar agilidade e confiabilidade, os benefícios são incontáveis. Um sistema pode executar, em poucos minutos, o que antes demorava um tempo maior para ser realizado manualmente.

Diversos são os impactos da automatização, independentemente da fase produtiva dentro do laboratório, seja no momento de realizar o cadastro dos clientes, seja na realização da coleta de amostras, seja na distribuição para os responsáveis pela análise.

Gestão da produtividade em todas as áreas

Os sistemas costumam ter diversos módulos, resumidamente, uma suíte completa costuma ter o LIS, o interfaceamento e gestão da produção, o controle de qualidade, o workflow e soroteca, e o BI (Business Intelligence). Com um bom LIS e um bom interfaceamento, você já ganha muito na sua produção, e os gestores já poderão acompanhar a performance de cada departamento.

Entre as informações que podem ser averiguadas e geridas, podemos citar todos os TAT (Turn Around Time) como tempo de espera nas filas da recepção, tempo desde a chegada do paciente até o atendimento na recepção, tempo da recepção até a coleta, tempo da coleta até a liberação do laudo, ou seja, tudo que é feito dentro de um sistema fica registrado, tem hora, data e usuário. Inúmeros outros dados possibilitam a identificação de erros e problemas, permitindo melhorias de processos e prevenção de problemas. 

Na área técnica, o gestor terá acesso a toda a sua produção, sabendo quantos exames estão sendo processados, quantos foram liberados dentro do prazo, quantos estão atrasados etc. Os históricos de todos os pacientes ficam à disposição para consulta, para uma liberação de resultados mais segura. Os laudos liberados contam com uma inteligência que evita fraudes posteriores, dando mais segurança para o laboratório, e é possível averiguar quando o laudo foi retirado na internet.

Os sistemas devem facilitar a gestão do laboratório, ao mesmo tempo que garantem alta rastreabilidade. As possibilidades são muitas e os sistemas devem estar preparados para atendê-los. 

Integração com sistemas externos

Outra grande vantagem é a possibilidade de integração com outros sistemas, que pode ocorrer entre várias ferramentas utilizadas, com isso, a comunicação e a troca de dados ficam muito mais eficientes, permitindo um ganho precioso de tempo. O sistema laboratorial pode se integrar à vários outros, os mais comuns são os sistemas hospitalares, sistemas de prontuários eletrônicos e sistemas financeiros (ERP).

Exemplificando, num laboratório hospitalar, o LIS recebe automaticamente o cadastro dos pacientes e os pedidos de exames que estão no HIS (Hospital Information System), dessa forma, não há necessidade de digitação dessas informações no laboratório, agilizando o processo e evitando erros. Quando o laudo é liberado, automaticamente ele é disponibilizado no HIS, para o setor solicitante. 

Monitoramento dos processos

Só monitorando seus processos é que você saberá onde estão os pontos fortes e fracos do seu negócio, aumentando a qualidade dos serviços disponibilizados pelo estabelecimento. Monitorar sem o auxílio de um software é uma tarefa praticamente impossível.

Quais são as principais vantagens de contar com um sistema para laboratórios de análises clínicas?

Mais do que apenas proporcionar comodidades, a informática é hoje em dia uma ferramenta crucial para a sobrevivência de qualquer negócio. Veja alguns exemplos:

• módulo de acompanhamento em tempo real da produção;
• disponibilização dos resultados dos pacientes facilitada para os médicos, além da possibilidade de comparação com resultados anteriores e emissão de gráficos;
•  confiabilidade e rastreabilidade de todos os processos executados no laboratório de análises clínicas;
• concentração de todos os processos em um único lugar, o que simplifica o acesso a dados e informações relevantes e estratégicas;
•  otimização do atendimento aos clientes, evitando erros, atrasos, falta de informações, entre outros;
• interação entre os diferentes setores, o que contribui para a identificação mais rápida de erros e tomadas de decisões mais acertadas etc.;
•  ferramenta indispensável para qualquer tipo de certificação almejada.

Como vimos, diversas são as vantagens de um sistema para laboratórios de análises clínicas. Por isso, a importância de implementá-lo, tornando os processos mais eficientes, seguros e produtivos. No entanto, para usufruir de todos esses benefícios, é importante contar com uma empresa de confiança e com experiência no mercado, que consiga disponibilizar a ferramenta mais adequada conforme as características do negócio.

Tire todas as dúvidas com um consultor especializado, peça uma apresentação do sistema e converse com outros laboratórios que sejam clientes desse futuro prestador de serviços.

Agora que você entende a importância dessa solução, confira mais um de nossos posts — Conheça o LIS da Matrix e saiba como ele pode ajudar em seu laboratório — e continue aprendendo!