Saiba o que é um sistema de workflow e quais são as suas vantagens!

sistema workflow
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Sabe quando se perde uma amostra ou simplesmente se demora para encontrá-la? Médicos e pacientes ficam estressados, não é mesmo? Aí vem aquela dificuldade enorme no relacionamento entre os atendentes do laboratório e os pacientes.

E se fosse possível organizar toda a produção e passar a ter exames e materiais biológicos armazenados estrategicamente? E se essa estratégia permitisse ainda um monitoramento constante? É exatamente isso que o sistema Workflow da Matrix entrega para os laboratórios e hospitais, fazendo toda a gestão do fluxo de amostras. O Workflow amplia a produtividade, reduz os erros e agiliza a velocidade do trabalho.

Quer saber mais? Então veja neste post uma entrevista ampla e esclarecedora com Tito Ribeiro, Coordenador do Setor de Middleware da Matrix, e que é um dos maiores especialistas em automação laboratorial da empresa.

 O que é o sistema Workflow?

O Matrix Workflow faz parte da família de softwares para laboratórios da Matrix e é um sistema que visa fornecer o controle da produção e localização das amostras.

Por meio dele, é possível otimizar o uso dos equipamentos laboratoriais, supervisionar a realização de todos os exames de cada amostra e aumentar a velocidade dos processos.

“Resumidamente, este sistema inicia sua operação no recebimento das amostras e seus exames no Matrix Connect, indicando onde determinada amostra deve ser processada, e finaliza no momento em que todos os exames da amostra já foram produzidos, em um ou mais analisadores. Somente então, a amostra é direcionada para seu armazenamento na soroteca” explica Tito Ribeiro.

Por que o laboratório precisa de um sistema de gestão de fluxo de amostras e soroteca?

O Matrix Workflow é indicado para laboratórios e hospitais que desejam ter sua produção de exames e armazenamento de amostras, organizados e monitorados. A utilização deste módulo possibilita que o operador defina o melhor fluxo para uma amostra dentro de sua produção, e identifique onde determinada amostra está sendo processada.

Na soroteca, as amostras poderão ser encontradas em poucos cliques. Assim, se for necessário repetir um exame, por exemplo, isso pode ser feito mais rapidamente e com chances bem menores de erros.

Como funciona o Matrix Workflow?

Em primeiro lugar, é preciso entender que o sistema Matrix Workflow opera integrado ao Matrix Connect, software que faz a comunicação do LIS (Laboratory Information System ou Sistema de Informação Laboratorial) com os instrumentos de análises, bem como a gestão da produção.

Assim que o material de coleta e seus respectivos exames são inseridos no Connect, o Workflow entra em ação. O sistema vai mostrar ao operador em telas de monitoramento didáticas, qual amostra deve ser encaminhada para qual aparelho. Ao término de todas as análises, quando já estão disponíveis todos os resultados, as amostras são direcionadas pelo programa à soroteca.

“Na etapa de sorotecagem, a amostra passa a ser facilmente localizada, com o sistema indicando precisamente onde a mesma deve ser buscada. No caso de utilização de algum sorter, o Matrix Workflow pode fornecer as informações para que o equipamento realize as ações de distribuição automaticamente” revela o Coordenador do Setor de Middleware da empresa.

Quais as vantagens dessa ferramenta?

O Matrix Workflow faz, por exemplo, a gestão das movimentações das amostras, desde o instante em que elas chegam ao laboratório até o envio das mesmas para as câmaras frias.

Além disso, esse programa só permite o armazenamento quando todos os resultados referentes a determinada amostra já foram concluídos, resolvendo muitos dos problemas dos laboratórios. A seguir, você acompanha quais são as vantagens do Matrix Workflow em detalhes.

Padronização do fluxo de amostras e exames

O sistema gerencia a produção de exames de maneira padronizada. Com isso, é possível ter certeza de que nenhum material será descartado ou armazenado, antes que todos os exames dele sejam completamente concluídos.

Controle de pendências

Através desse software, os operadores são informados sempre que existirem pendências em relação a uma amostra, já que a ferramenta indica a necessidade do processamento faltante.

“Com essa funcionalidade, caso uma amostra precise ser reprocessada, o sistema informará que ela deve retornar à produção antes de ser armazenada”, conta Tito Ribeiro.

Otimização dos equipamentos

Os equipamentos de análises clínicas são aproveitados estrategicamente pelo Matrix Workflow. Essa otimização se dá por meio do envio equilibrado de amostras para cada instrumento.

Isso possibilita a ampliação da produtividade do laboratório significativamente. “Com a utilização deste sistema associado a um instrumento de sorteamento de amostra, o laboratório ganha muita agilidade e minimiza possíveis atrasos na produção dos exames”, conta o coordenador do Setor Middleware da Matrix.

Direcionamento do fluxo de produção

O Workflow conta ainda com o direcionamento balanceado dos exames, o que possibilita a otimização da distribuição entre instrumentos que realizam um mesmo exame.

“Este recurso de balanceamento permite o direcionamento por grupos de exames. Ou seja, ele possibilita que para determinados testes, a amostra seja direcionada para um equipamento específico, evitando a necessidade de manter a calibração de exames com baixo volume de produção, em todos os instrumentos” esclarece Tito Ribeiro.

Localização das amostras e armazenamento

Ao término da produção, as amostras são encaminhadas para as geladeiras ou câmaras frias, que são mapeadas a fim de garantir a localização do material biológico sempre que for preciso.

“O processo de mapeamento da soroteca possibilita a categorização de diversos tipos de bandejas, com tamanhos e tempos de descarte diferentes, conforme a necessidade. Neste processo ainda é mapeada a forma de sorotecagem, para que uma amostra seja localizada de forma ágil e eficiente”, afirma Tito Ribeiro.

Essa funcionalidade é compatível com todas as formas de armazenamento, desde geladeiras convencionais até as mais amplas câmaras frias.

Priorização de processamento

Outra funcionalidade do Matrix Workflow é a configuração de prioridade de processamento. Assim, os exames cujas amostrastenham menor estabilidadesão executados antesdos exames dos materiais biológicos mais estáveis. “Desse modo, auxiliamos na redução de recoletas e na disponibilização de todos os resultados até o fim do processamento da amostra”, explica o profissional da Matrix.

O Matrix Workflow se integra com sorters ou esteiras automatizadas?

Sim, dentro das possibilidades de informatização laboratorialda Matrix, este módulooferece conexão com sorters ou esteiras automatizadas, que são configuradas dentro do sistema. Dessa forma, o Workflow fornece os dados necessários para que o sorter decida qual será a próxima etapa de determinada amostra.

“A integração do Workflow com uma esteira torna o fluxo de distribuição das amostras para processamento, extremamente ágil, pois todos os dados são repassados em tempo real. Além disso, o instrumento aloca a amostra em um repositório que conterá amostras de características iguais ou já as transporta através das esteiras para processamento! Evitando, assim, a necessidade de intervenção manual de um operador”, comenta Ribeiro.

Como o Matrix Workflow contribui para a recuperação das amostras?

O Workflow conta com recursos de armazenamento extremamente precisos. No momento do mapeamento são levadas em consideração características como formato da bandeja, tempo de armazenamento de determinado material e forma como as bandejas serão dispostas nas geladeiras ou câmaras frias.

“Desta forma o sistema terá condições de fornecer a localização exata da amostra dentro de uma determinada bandeja, bem como a posição dessa bandeja dentro de uma ou mais geladeiras ou câmaras frias”, completa Tito.

Quais são os diferenciais desse sistema no mercado?

O maior benefício oriundo da implantação do Workflow está em manter o fluxo do laboratório dentro de um padrão previamente configurado e facilmente ajustável. Com este sistema o laboratório contará com o recurso de gestão da produção evitando retrabalhos e custos adicionais no processo produtivo.

O sistema Workflow da Matrix é extremamente simples de ser configurado e operado. Pode ainda ser facilmente ajustado a novas necessidades no fluxo de direcionamento das amostras ou na ampliação das necessidades de armazenamento. E claro, este sistema conta ainda com a equipe de suporte da Matrix, altamente capacitada para auxiliar na solução de dúvidas ou de novas necessidades.

Se você deseja o crescimento do seu negócio, utilize a tecnologia a seu favor e conquiste a escalabilidade sem problemas, seja para laboratórios públicos ou privados.

Que tal levar a excelência para seu fluxo de amostras? Entre em contato com a Matrix e descubra como!

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