Software para laboratórios: o que você precisa saber para escolher o ideal?

software para laboratórios
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Você sabe qual é a importância de um software para laboratórios? Há instituições que utilizam diversos sistemas que não se comunicam. Com isso, é necessário digitar informações que poderiam ser facilmente recuperadas, o que leva à demora no atendimento e eventuais erros dos colaboradores nessa transcrição.

Além disso, quanto maior for o trabalho manual, maior será a chance de que problemas aconteçam, diminuindo a eficiência do laboratório.

Neste post, você terá todas as informações para entender a necessidade do software para laboratório e como escolher a melhor opção. Continue a leitura para saber mais!

1. Como funciona um software para laboratório?

O software para laboratório possibilita que se faça a gestão dos laboratórios de maneira integrada e completa. Com isso, os processos se tornam mais seguros, rastreáveis e analisáveis, permitindo até mesmo que uma gestão do fluxo de faturamento seja efetuada.

Em vez de contar com vários sistemas para cada processo do laboratório, o software centraliza as ações, o que diminui a necessidade de que um mesmo trabalho seja realizado duas vezes.

É comum que esse tipo de sistema conte com atendimento inteligente, o que faz com que os processos sejam mais rápidos para os pacientes desde a hora que eles chegam ao laboratório até o momento em que os resultados são disponibilizados.

Com isso, o laboratório pode se tornar mais produtivo, além de ter uma gestão mais efetiva e com qualidade. Isso é fundamental para conseguir as acreditações do setor e conseguir crescer no mercado, já que os pacientes serão atendidos com maior agilidade e qualidade. Isso se deve à maior possibilidade do laboratório se adequar às principais normas, conseguindo certificados como PALC (Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos), DICQ (Sociedade Brasileira de Análises Clínicas) ou CAP (Colégio Americano de Patologia)..

2. Qual a importância de ter um software para laboratório?

As necessidades dos consumidores mudaram. Com um dia a dia corrido, os usuários querem velocidade em todos os processos. Entretanto, para que isso ocorra, é necessário conseguir automatizar os processos. Quanto mais automatizada for a sua empresa, menos erros acontecerão, melhorando o desempenho como um todo da instituição.

Ou seja, haverá mais clientes satisfeitos com os serviços utilizados. Com isso, eles tenderão a divulgar o laboratório para seus amigos e familiares, aumentando a cartela de clientes fidelizados da instituição.

Com bons sistemas, fica mais fácil conseguir a acreditação laboratorial. Esta por sua vez, eleva o grau de confiabilidade que o laboratório já possui, auditando métodos e técnicas que ajudam a garantir a qualidade. Com isso, torna-se mais fácil conseguir parcerias e ganhar a confiança dos pacientes mostrando para eles que a empresa se preocupa com a excelência dos seus serviços..

3. Quais as principais funcionalidades de um software para laboratório?

As principais funcionalidades esperadas para o software de laboratório são:

  • gerenciar a performance dos principais setores;
  • rastrear todos os processos;
  • emitir relatórios gerenciais eficientes;
  • todas as etapas, do agendamento de exames à entrega do laudo;
  • automação na entrega dos laudos;
  • ter acesso a todos os tempos de atendimento (TAT);
  • autorização online de convênios;
  • gerenciamento do fluxo de amostras;
  • automatizar processos que anteriormente eram manuais;
  • integrar sistemas e equipamentos;
  • poder configurar de acordo com as necessidades de cada laboratório;
  • proporcionar uma gestão guiada por indicadores, dando base para as principais decisões.

4. Quais os benefícios de um software para laboratório?

Vários são os benefícios de contar com um software para laboratório. Confira agora os principais.

4.1 Melhora de controle

Uma das funcionalidades de um bom software de laboratório é controlar as amostras, sabendo por exemplo:

  • o que já foi colhido;
  • quais já passaram pelo processamento e análise;
  • aquelas que são prioridades;
  • quais foram descartadas ou ainda estão armazenadas na soroteca.

Com esses procedimentos complexos, o laboratório pode evitar transtornos com amostras extraviadas ou descartadas antes do momento correto, evitando também processos custosos como o de ter que reconvocar pacientes para novas coletas.

4.2 Atendimento ao paciente

Falando em atendimento ao paciente, é importante lembrar que ele é iniciado no agendamento dos exames e só é finalizado quando o usuário retira os laudos.

É possível ter um bom cadastro para simplificar o tempo de espera, além de oferecer meios para que as fases dos exames sejam acompanhadas e o laudo possa ser visualizado online. Se o paciente puder ser avisado por e-mail ou SMS da disponibilidade do laudo, é ainda melhor.

O sistema deve permitir o agendamento de exames, recuperação do pré-pedido na chegada do paciente para coleta, além de senhas de atendimento customizadas de acordo com cada laboratório, integradas ao painel de chamada. Alguns sistemas permitem o uso na coleta domiciliar. 

Em todos os aspectos, o laboratório deve trazer o máximo de comodidade para o paciente e fazer com que ele sempre saia satisfeito, pois, uma vez fidelizado, trará novos clientes, aumentando a rentabilidade da empresa.

4.3 Eficiência operacional

Todo bom negócio depende de indicadores precisos que embasarão os rumos da empresa. Um bom software para laboratório deve gerar dados e relatórios que permitirão uma gestão eficiente. O software deve responder com rapidez, por exemplo, quais convênios geram mais receita, quais exames são mais realizados, quais geram mais repetições, entre outros infindáveis indicadores.”

4.4 Redução de custos

Com a economia de tempo e de recursos, é possível que a instituição consiga reduzir os custos. Com todos os processos otimizados, os gestores podem ser deslocados para tarefas menos operacionais. Vale ressaltar que a automação dos processos contribui para que a empresa se torne paperless e economize em insumos, ajudando também a natureza.

Um bom LIS deve ter sido desenvolvido para evitar glosas dos convênios e prejuízos, o cuidado deve ser desde o cadastro do pedido até o faturamento.

Por fim, com menos erros, menos retrabalho, mais controle, mais agilidade, mais eficiência, menos custos e mais receita – o software de laboratório é o coração do negócio.

4.5 Outros benefícios

Ao ver um sistema de laboratório como um todo, a instituição pode ser administrada de forma mais profissional, isto é, baseada nos dados que o próprio laboratório emite. Em vez de tomar decisões de acordo com as emoções ou achismos, os indicadores do sistema mostrarão o caminho que o laboratório deve seguir para conseguir melhorar ainda mais o atendimento e os serviços prestados.

Com a redução da utilização de papeis, por exemplo, o laboratório pode mostrar o compromisso que ele tem com o meio ambiente para conseguir fidelizar e atrair mais pacientes. Nesse caso, vale lembrar que toda a cultura empresarial deve ser voltada à utilização de poucos recursos ou à escolha de materiais recicláveis.

5. O que considerar para escolher um software para laboratório? 

Agora que você sabe como é importante contar com um software para laboratório, veja o que deve ser considerado na hora de escolher para não errar.

5.1 Velocidade de uso 

Um bom sistema de laboratório é aquele que funciona com a maior velocidade possível. Caso contrário, os benefícios tão esperados (como a agilidade no preenchimento de informações, por exemplo) podem não ser aplicáveis. Além disso, se o paciente não conseguir acessar o sistema rapidamente, poderá ficar frustrado e procurar outro laboratório.

Aliás, a rotina de um laboratório requer, por vezes, que decisões sejam tomadas rapidamente. Por isso, é fundamental que os dados necessários sejam exibidos o mais rápido possível, evitando que os colaboradores precisem esperar para fazerem suas tarefas.

5.2 Performance do sistema e infraestrutura

Falando em agilidade, o sistema também precisa ser robusto. Isso significa que ele não deve ter engasgos ou problemas de desempenho. Caso contrário, aconteceria as mesmas dificuldades relatadas no tópico acima.

Outra dificuldade comum em sistemas é a quantidade de erros, impedindo os colaboradores de fazer as atividades de forma rotineira. Nesses casos, as manutenções se tornam frequentes e os laboratórios podem ter que voltar a utilizar outros métodos para desenvolver suas atividades.

Um bom desempenho apenas acontecerá quando o sistema contar com uma boa infraestrutura. Os servidores devem ser capazes de suportar picos de atendimento sem nenhuma trava. Para tanto, devem contar com processadores, memória e armazenamento que permitam o processamento das informações.

5.3 Suporte oferecido

Embora um bom sistema não tenha falhas corriqueiras, qualquer programa pode ter problemas ou passar por algum tipo de instabilidade. Por isso, é fundamental contar com uma equipe que possa resolver as demandas no menor tempo possível. Uma equipe deve estar disponível durante 24 horas e 7 dias por semana para garantir que você consiga mostrar os erros que estão acontecendo e que eles sejam corrigidos no menor prazo possível. Escolha um fornecedor que tenha tudo isso, visite os laboratório onde ele atua, pegue indicações de colegas de outros laboratórios.

Ferramentas que estejam sujeitas a falhas de segurança ou que precisem sempre serem remendadas correm mais riscos de ficarem fora do ar. Por isso, escolha uma plataforma que tenha bons profissionais de suporte.

5.4 Outros

Por fim, os resultados esperados só acontecem quando toda equipe é treinada para operar o sistema. Veja se a empresa oferece uma implantação eficiente, se possível presencial em algumas etapas. Além disso, a empresa deve ministrar um treinamento completo para fazer com que todos os colaboradores consigam operar o software, sanando as principais dúvidas quanto à utilização.

A quantidade de recursos também é um ponto importante. Avalie se a opção estudada conta com todas as funcionalidades que devem estar presentes em uma gestão eficiente. Caso você ache que não utilizará determinada função, pergunte para a empresa quais são as utilidades dela e como ela pode ser útil para melhorar os indicadores da instituição. Assim, você avaliará se a ferramenta tem os recursos que mais precisa e acha interessante. Os melhores fornecedores de software para laboratório contam com consultores experientes, que poderão aprimorar seus processos.

Agora que você sabe qual é a importância de um software para laboratório, comece a procurar quais são as melhores opções para sua instituição. Lembre-se de que ela deve ser rápida, confiável e conter todas as funcionalidades necessárias para conseguir uma gestão mais eficiente e interessante, tanto para os colaboradores quanto para os pacientes. Para não errar, pesquise a fundo, tirando as principais dúvidas e pedindo indicações de empresas que já utilizam o sistema.

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